Según nuestro “Diccionario de la nube”, el estudio contable 2.0 se define:
“Dícese de aquel estudio contable que utiliza recursos en la nube para sus actividades regulares. Por ejemplo, para conservar sus archivos, generar copias de seguridad, etc.”
¿Ya te sumaste a esta movida tan prometedora? ¿Tenés dudas, o no sabés por dónde empezar?
Te recomendamos leer nuestro artículo de los 10 beneficios de una oficina ecofriendly, donde además del efecto de cuidado del ambiente, te brinda ideas para que sepas cómo cuidar tu tiempo y dinero convirtiendo tu oficina tradicional en una 2.0.
Sin embargo, en esta oportunidad queremos enfocarnos en un aspecto particular: los estudios contables. ¿Cómo puede un estudio contable adaptar sus procesos a la nube? Seguí leyendo y conocé más aquí.
Mi estudio contable en la nube: organizar las tareas
Primero: ¿por qué querría un estudio contable adoptar una nueva organización?
La respuesta a esta pregunta es muy simple, pero compleja a la vez. Todo se reduce a que las nuevas modalidades de trabajo nos llevan a formular un nuevo paradigma al momento de organizar el Estudio contable.
¿Cómo puedo comenzar el cambio?
Esto implica, entre otras cuestiones, aprender a interactuar con los compañeros de una forma muy diferente. Dentro de los roles principales en el estudio contable 2.0, encontramos los mismos que en un estudio tradicional, como por ejemplo secretarias (en este caso virtuales, quienes realicen llamados o te ayuden a organizar la agenda; el costo es bastante accesible), asesores (por ejemplo otro contador especialista en un determinado tema), colaboradores (a quienes delegar tus tareas contratando los servicios de un empleado), etc.
Todas estas cuestiones pueden ser realizadas de forma remota. Fascinante, ¿verdad?
También está el asunto de los horarios: una oficina móvil puede ser flexible en cuanto a tiempos y generalmente se puede consensuar con los colaboradores el tiempo estimado de trabajo diario, donde cada uno elija (dentro de la franja horaria propuesta), su horario más cómodo.
Esto repercute en los indicadores de felicidad, comodidad, y estabilidad laboral. Uno de los grandes beneficios del home office (en caso de elegir esta modalidad), es precisamente la gran productividad de los empleados, quienes tienen más libertad de elección e ir a la par de la organización para la cual trabajan.
Además de la lo mencionado anteriormente, el mutar de un estudio tradicional a uno en la nube permite la actualización constante: cursos y capacitaciones son cada vez más necesarios, debido al acelerado ritmo de vida actual y los acortamientos en los períodos que esto genera, apurando los cambios en las tendencias y normativas de las cuales el estudio contable no puede permanecer ajeno.
Por lo tanto, una buena opción es capacitarse online, con seminarios o cursos personalizados o genéricos.
Mi estudio contable en la nube: ¿y el espacio de almacenamiento, y los archivos, y, y, …?
Si te tomaste el tiempo de leer la nota que te nombramos más arriba (la de “¡Hasta nunca, papel!: 10 beneficios de una oficina ecofriendly”), sabrás que la capacidad de Internet, los smartphones, las tablets y las computadoras portátiles, dieron paso a la Era de la Portabilidad: tener en todo momento, aquí y ahora, aquello que se necesita.
Así que si por si no lo sabías, almacenar archivos en la nube (siempre recomendamos hacer copias de seguridad), es moneda corriente en las oficinas hoy en día. Ya sea por falta de espacio físico, por querer cuidar el ambiente, por querer ahorrar dinero en la impresión de los archivos o en el papel, etc., siempre vas a obtener beneficios de una oficina sin papeles. Aquí repasamos lo más notorio:
- Ahorrativo: Los costos se ven reducidos gracias al uso de un sistema en la nube.
- Portable: El recurrir a la nube, permite trabajar con el smartphone, tablet o la pc portátil en cualquier lugar.
- Optimiza el tiempo y el espacio: Genera ahorro en el tiempo de envío de documentación, por el uso del correo electrónico y la utilización de la nube; esto repercute en el espacio físico de almacenamiento de documentación.
En conclusión, organizar el estudio contable y cómo trabajarás es un desafío y un aprendizaje constante. ¡Pero vale la pena correr el riesgo! Son muchos los beneficios, así que ahora sí te preguntamos, ¿vas a comenzar a trabajar como un estudio contable 2.0 lo hace?