Admitilo, sé que te molesta tanto papel dando vuelta en la oficina. Si sos uno de los que todavía no incorporaron la movilidad in-office, te recomiendo seguir leyendo este artículo:
¿Por qué se viene hablando tanto de la movilidad o de la oficina “sin papel”? Por tres cuestiones: primero, una que tiene que ver con lo cultural. La segunda, por la tecnología que nos permite modificar la forma habitual en que trabajamos. La tercera, por la conciencia ambiental que nos viene dada de empresas con modelos grandes de negocios. Y las tres se retroalimentan, la una a la otra y viceversa.
Respecto del fenómeno cultural, seríamos ingenuos si nos hacemos los desentendidos de la necesidad de inmediatez y la ansiedad que carcome a adultos, adolescentes, e incluso niños en estos tiempos. La rapidez, puesta al servicio del trabajo, no es problema. Y acá vamos a hablar de esto: no haremos foco en cómo afecta desde lo negativo, no es nuestro tema. Pero volviendo, y afirmando que hay una vorágine inmensa en la actualidad, que genera acortamiento en los períodos de atención, necesariamente las tecnologías tuvieron que adaptarse al individuo, que le reclama inmediatez… ¿o es al revés, el individuo se adapta a las nuevas tecnologías, ágiles por sí mismas? No lo sé: es como el dilema del huevo o la gallina.
A su vez, y a razón de los nuevos modelos de negocios y la Responsabilidad Social Ambiental (RSE), las grandes firmas han generado un cambio de conciencia (lo afirmo, porque su intento de reducir el impacto ambiental ha sido bastante efectivo y muchas empresas lo replican) como por ejemplo Coca-Cola o Starkbucks. De esta forma, cada vez más empresas mutan a organizaciones ecofriendly. Este es un fenómeno que no podemos dejar de visualizar, porque la imagen que transmitimos dice mucho más de lo que somos que lo que creemos. Los usuarios, clientes y comunidad, son muy exigentes hoy en día respecto a la RSE.
Sin embargo, y volviendo a lo que nos acomete, la necesidad de rapidez y acortamiento de los períodos de atención, sumado a las tecnologías que la alimentan (o son alimentadas), y a la socialmente exigida RSE, dieron por resultado la generación de un cambio radical en la forma de operar de los negocios: cada vez son más “flat“, menos pro-papel, y más eco-amigables. Todo esto, combinado, dio como resultado la necesidad de oficinas cada vez más flexibles, ecológicas y móviles.
La capacidad de Internet, los smartphones, las tablets y las computadoras portátiles, dieron paso a la Era de la Portabilidad: tener en todo momento, aquí y ahora, aquello que se necesita. Así que si no estás en la onda, probablemente tus clientes te exigan el cambio: porque, además, desde el 1ro de Noviembre del corriente año, la normativa de AFIP exige a determinados comercios la utilización de la Factura Electrónica.
Así, voy a lo prometido: 10 beneficios de una oficina sin papeles:
- Ahorrativo: Los costos se ven reducidos gracias al uso de un sistema en la nube. Disminuye los costos de la utilización del papel.
- Ecofriendly: Al suprimir el uso de papel, el daño al medio ambiente se ve reducido.
- Te ayuda a relajar: trabajar en la nube, y saber que cuando necesites algo podrás localizarlo con unos simples clicks, te genera paz.
- Portable: El recurrir a la nube, permite trabajar con el smartphone, tablet o la pc portátil en cualquier lugar.
- Optimiza el tiempo: Genera ahorro en el tiempo de envío de documentación, por el uso del correo electrónico y la utilización de la nube.
- Optimiza el espacio: Reduce el espacio físico de almacenamiento de documentación.
- Te acerca a tus potenciales clientes: Elimina las distancias geográficas que separan a las partes de una operación comercial, al utilizar canales online.
- Mejora los tiempos de interacción con tus clientes: El cliente puede recibir el mensaje en el momento sin tener que vos ir a buscarlo.
- Automatización: Debido a la automatización de los procesos, agiliza todo el proceso administrativo reduciendo el tiempo de confección y administración de los documentos.
- Brinda resguardo a los archivos: Al estar disponibles en la nube, podés realizar las copias cuando quieras.
¿Cómo lograrlo? Podés empezar probando Google Drive (para almacenar archivos), Google Calendar (para organizar reuniones) y Trello (para planificar tus tareas).
Espero que te haya servido, y te recomiendo que comiences a adaptar tus formas de trabajo para poder sacar provecho a las nuevas tecnologías!