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Texto: Santiago Lescano

Para muchos establecimientos educativos, puede constituir una amenaza la normativa de AFIP que les exige la aplicación de Factura Electrónica a partir del 1 de noviembre. La misma puede acomplejar los procesos administrativos de manera considerable, y, teniendo en cuenta que la gestión administrativa de la institución no es habitualmente el área más fuerte de la misma,  es entonces que el tema se lo tome con serias consideraciones.

En el marco de la gestión financiera de la institución educativa, lo más relevante es el concepto que involucra la gestión de la cobranza y la automatización de la misma. La relación existente entre la caja, la deuda año actual o anterior, la matrícula anual  y el punto de partida del ciclo lectivo es una línea muy delgada pero que provoca procesos muy sensibles como pueden ser particularmente la generación del listado de cursos, niveles y asignaturas. Sumarle a lo anterior, la complejidad de la facturación electrónica en dicho contexto puede hacer un daño importante a la productividad del proceso ya que tendría que hacerse a destiempo y duplicar la labor del personal administrativo.

A lo anterior, hay que sumarle que la experiencia versus AFIP no es amena para el usuario final y puede llegar a retrasar un 200% cada una de las transacciones que se deben efectuar. A pesar de que la plataforma de facturación ha incrementado su productividad, los tiempos que demandan efectuar transacciones siguen siendo muy altos en comparación a la automatización del proceso.

En este contexto, es importante que se le dé la relevancia que la situación amerita ya que transformar principalmente esta amenaza de tiempos, personal y situaciones legales en una oportunidad para centralizar procesos debiera ser la perspectiva proactiva del enfoque directivo de la institución.

Una integración del Software de Cobranzas y gestión con la Facturación electrónica de manera automática proveería las siguientes ventajas:

–              Fomenta la comunicación y transparencia con la familia a través de comunicaciones instantáneas con las facturas emitidas.

–              Gestiona centralizadamente todos los problemas que puede provocar AFIP minimizando la taza de errores y quitando tiempo de trabajo administrativo.

–              Establece un procedimiento simple y fácil para resolver los inconvenientes legales que podría provocar este marco regulatorio.

–              Centraliza los informes mensuales de facturación para que la contaduría minimice su labor administrativa.

–              Monta un entorno centralizado de generación de facturas que permite gestionar perfiles para que los directivos puedan ver los flujos de facturación, comparando periodos de tiempo, centralizando montos y automatizando tareas relevantes para la gestión.

Basados en las ventajas nombradas anteriormente, es en extremo importante que este marco regulatorio no provoque miedo sino que se mire como una oportunidad para seguir fomentando la aplicación de software en colegios. Que además establezca un punto de partida para aumentar la productividad administrativa y gestionar de una manera eficaz la comunicación y transparencia con la comunidad educativa.

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