¿Querés facturar electrónicamente en tu negocio? ¡Sabia decisión! En este artículo te explicaremos cuáles son las características que debería tener tu sistema de Facturación Electrónica para ser realmente útil para tu empresa.
Elegir un software de facturación es una decisión importante. Se trata de la herramienta con la que vas a trabajar constantemente y que te permitirá automatizar múltiples tareas en tu negocio.
No todos los sistemas de Facturación Electrónica en la nube son igualmente útiles para tu empresa. Por eso es esencial evaluar diferentes aspectos y probar distintas opciones para tomar la decisión más acertada.
Como nuestro objetivo siempre es simplificar tu trabajo, resumimos en este artículo 8 aspectos que deberías evaluar a la hora de elegir un sistema de Facturación Electrónica. ¡Enterate cuáles son!
8 Características que debe tener tu sistema de Facturación Electrónica
#1 Estar siempre actualizado respectos de las normativas fiscales
Una de las principales ventajas de utilizar un software de facturación es que te permite mantenerte actualizado automáticamente respecto de la normativa fiscal del país.
Es sabido que los cambios son normales en lo que respecta a legislación fiscal, principalmente en Argentina. Tu software debe ser capaz de acompañar esos cambios para que tu empresa siempre esté en regla y sin que vos tengas que estar pendiente de eso.
#2 Infraestructura sólida
Cuanto mayor es el volumen de operaciones que tenés que facturar, más relevancia cobra este punto.
El sistema de Facturación Electrónica que elijas tiene que contar con la infraestructura tecnológica suficiente no solo para sostener tu propio volumen de operaciones, también para gestionar picos de cantidad de transacciones que puedan darse en fechas especiales como Hot Sale, CyberMonday, Black Friday y más.
Este punto se ha vuelto crucial en la actualidad debido al incremento exponencial en la cantidad de transacciones online, producto del crecimiento del E-commerce en Argentina. Solo para mencionar un ejemplo, durante la edición 2020 del Hot Sale, Facturante llegó a emitir más de 1.000.000 de Comprobantes en 72 horas, con picos de 1.300 por minuto. ¡Un 60% más que en el mismo evento del año anterior!
La infraestructura de tu sistema de Facturación Electrónica no solo tiene que poder gestionar un gran volumen de operaciones, también debe ser capaz de resolverlo en un tiempo mínimo para permitir que tus clientes reciban los Comprobantes en tiempo y forma.
#3 Seguridad y confidencialidad
La información fiscal de tu empresa y clientes es altamente confidencial y un bien que querrás cuidar. Por eso es importante contar con un software que vele por esos datos.
Una de las funcionalidades que debería tener tu sistema de facturación es que toda esa información se encuentre encriptada para que únicamente se pueda acceder a ella con usuario y contraseña de la cuenta.
Por otro lado, en muchas empresas existen diferentes personas que intervienen en la facturación pero no todas ellas deberían poder acceder a toda la información. Por eso es importante otorgar diferentes niveles de acceso a distintos usuarios. Así, por ejemplo, podés permitir que los vendedores ingresen a la cuenta para facturar pero restringir el acceso a información de facturación de toda la empresa,
Otro aspecto importante a tener en cuenta es la posibilidad de contar con un back up automático de todas las Facturas Electrónicas emitidas. De forma que si en algún momento necesitas acceder a alguna en particular, puedas hacerlo y rápidamente.
#4 Integraciones con canales de venta digitales y físicos
Cada vez es más común que un negocio utilice múltiples canales de venta en simultáneo, tanto online como físicos. En este sentido, se vuelve fundamental poder sincronizar todos para unificar la facturación.
El software que elijas tiene que contar con integraciones nativas a tu plataforma de E-commerce y pasarelas de pago, al mismo tiempo que debe poder permitirte facturar de forma manual una venta que hagas en tu local o showroom.
Facturante se integra con las principales plataformas del mercado, permitiéndote facturar las ventas de múltiples canales a la vez y de forma automática. Lo que posibilita que puedas concentrar toda la información contable y financiera de tu empresa en un solo sistema.
De esta manera, si tenés tu Tienda Online en Tiendanube pero también vendés a través de Link de Pago, Código QR y Point de Mercado Pago, podés facturar masivamente las ventas de tu E-commerce con la aplicación de Facturante para Tiendanube y utilizar el Bot de Mercado Pago para que todos los cobros realizados se conviertan automáticamente en Comprobantes Electrónicos.
#5 Automatización de tareas
Si tu interés reside en incrementar la rentabilidad del negocio, es importante dedicar tiempo a los aspectos que tienen relevancia estratégica y automatizar todo lo demás.
Utilizar un sistema de Facturación Electrónica integrado a tu E-commerce o pasarela de pagos, te permitirá automatizar la emisión, legalización y distribución de tus Comprobantes.
¿Cómo funciona? En el caso de Facturante, las integraciones permiten tomar los datos directamente de cada operación, utilizarlos para emitir el Comprobante, legalizarlo con la AFIP y finalmente enviarlo a tu cliente por email. ¡Todo eso ocurre en segundos y sin que tengas que intervenir en ninguna parte del proceso!
#6 Administración de clientes y productos
Si bien la principal funcionalidad de un sistema de Facturación Electrónica es emitir, legalizar y enviar Comprobantes, la mayoría ofrece la posibilidad de almacenar datos de tus clientes (nombre, apellido, email, número de documento, etc.) e información sobre tus productos (alícuotas, precios, etc.).
La gran ventaja de esto es que te permite ahorrar tiempo, ya que los datos se encuentran cargados en el sistema y no tenés que hacerlo cada vez que lo necesites.
Esto es extremadamente útil cuando vendés productos con diferentes alícuotas, ya que para facturarlos necesitás saber cuál aplica en cada caso. Disponiendo de este dato en tu sistema, podés lograr que la alícuota correspondiente se aplique automáticamente al facturar el producto.
En el caso de Facturante, podés importar datos de tus clientes y productos de forma masiva a través de un archivo Excel.
#7 Informes y reportes contables e impositivos
Las ventajas de que tu software se integre con tus canales de venta, son dos:
✔ Acceder a toda la información de facturación de tu negocio desde un único lugar.
✔ Poder compartir estos datos con tu contador de una forma sencilla.
Esto no solo simplifica tu trabajo y el de tu contador, también ahorra mucho tiempo, recurso crucial para el crecimiento de tu empresa.
Existen informes clave vinculados a tu facturación, como por ejemplo el Libro de IVA Digital que es solicitado por la AFIP. El software que elijas debería generarlo automáticamente para que vos solo tengas que exportarlo o enviarlo a tu contador por email.
A su vez es interesante poder acceder a reportes numéricos y gráficos sobre cantidad de Comprobantes emitidos, recaudación, ticket promedio, etc., ya que esto te dará una pauta del crecimiento de tu negocio.
#8 Soporte técnico personalizado
A medida que utilices un software, quizá te vayan surgiendo dudas operativas y en algún momento necesites la asistencia del soporte técnico. En esos casos siempre es importante contar con un equipo que te brinde la ayuda necesaria.
También son muy valiosos los Centros de Ayuda con tutoriales paso a paso que te permitan entender rápidamente cómo utilizar las distintas funcionalidades y sacarles provecho.
Comprobá los beneficios de Facturante como sistema de Facturación Electrónica
Creá tu cuenta en Facturante y usala de forma gratuita durante 15 días. Con tu cuenta gratis podrás:
☑ Emitir hasta 1.000 Comprobantes Electrónicos.
☑ Utilizar el Bot de Facturación Electrónica para Mercado Pago, Mercado Libre y Todo Pago.
☑ Obtener reportes e informes contables e impositivos como el Libro de IVA Digital.
☑ Acceder a soporte técnico gratuito.
☑ Facturar de forma manual.
☑ Administrar tu catálogo de clientes y productos.
¿Qué características creés que debe tener un sistema de Facturación Electrónica para tu negocio? ¡Te leemos en los comentarios!
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